Makanan yang lengkap dan bergizi, baik dalam versi konotasi maupun denotasi, tetap merupakan bekal terbaik dalam melakukan berbagai perjalanan. Terutama, perjalanan kehidupan.
~Alifadha Pradana~
Hmmm… ga terasa sudah masuk pekan ke-4 di tahap ulat-ulat lucu nan menggemaskan ini, ya.
Setelah beberapa hari menetap dalam keluarga uluwatu yang memfokuskan belajar tentang Manajemen waktu, rupanya Saya masih belum bisa meninggalkan rumah keluarga ini. Karena, dalam menu yang disajikan setiap hari, begitu mengenyangkan dan penuh gizi sebagai makanan utama dan bukan hanya camilan. Sehingga sepertinya, Saya akan memenuhi keranjang bekal yang akan dibawa dalam perjalanan mengelilingi hutan ini, dengan makanan yang lengkap dan bergizi dari keluarga awal saya dulu, sesuai kebutuhan pembelajaran utama yang sudah disusun di pekan pertama.
Mungkin sebagian orang heran, saat melihat keranjang apel saya, melulu dipenuhi buah apel hanya dari keluarga uluwatu atau keluarga manajemen waktu saya sediri. Tapi sebenarnya tidak aneh. Malah menurut Saya, inilah yang harus dilakukan dalam pembelajaran mandiri seperti ini. Sebab, tahap awal pembelajaran saya di Buncek memang ingin memfokuskan diri pada penguasaan keterampilan manajemen waktu. Harapan saya, jika sudah piawai memanajemen waktu ini, tugas dan tanggung jawab saya di berbagai peran – sebagai istri, ibu, penulis sekaligus mompreneur – sebagai ASN di ranah public – dan aktivitas Saya di komunitas IP dan Selasar IIP bisa makin terorganisir dengan baik. Dan tidak bak bik buk atau terkadang overload seperti sekarang ini.
Peran yang saya ambil memang banyak. Malahan mungkin cenderung tampak berlebihan bagi sebagian orang. Tapi, Saya lebih kenal kemampuan diri sendiri, dibanding orang lain. Banyaknya peran yang Saya ambil, bukanlah masalah. Karena Saya benar-benar bahagia menjalaninya. Yang agak mengurangi kebahagiaan adalah, ketika beberapa tugas dari peran-peran tadi bertumbukan satu sama lain. Biasanya sih, tugas sebagai ASN yang sering nyeleneh aturan waktunya. Tugas yang sebelumnya belum selesai, sudah ditambah tugas baru dengan deadline yang mendadak atau harus selesai segera. Jika sudah begitu, terpaksa membuat penundaan untuk tugas di peran lainnya, kecuali jadwal untuk tanggung jawab sebagai nyonya rumah dan ibu dari putra semata wayang Saya, yang biasanya berusaha Saya nomor satu kan.
Jadi, sekali lagi, melepas satu atau beberapa peran supaya bisa menata waktu dengan lebih fleksibel, bukan solusi yang akan saya ambil. Sebab, saya yakin, dengan membenahi manajemen waktu sehingga lebih terampil melakukannya, serta berusaha konsisten dan komit melaksanakannya, Saya akan bisa mengatasi sedikit tantangan ini.
So, ingin tahu santapan yang Saya masukkan dalam keranjang bekal yang disiapkan untuk menjalani pembelajaran di tahapan ulat-ulat ini? Yuk, Saya jembreng satu per satu di bawah ini.
Sumber Gambar : Flyer Tugas Pekan keempat Buncek batch #1 IIP
A. Prinsip Waktu
Sebagai bahasan utama keluarga uluwatu, tentu saja materi yang disampaikan saat Go Live – oleh Mba Laely Sejati – adalah mengenai Manajemen waktu. Poin utama dari Manajemen waktu ini adalah bahwa pintar mengelola waktu bukan berarti mampu melakukan banyak pekerjaan dalam satu waktu, melainkan dapat melakukan pekerjaan yang penting dan menyelesaikannya sesuai prioritas dan kebutuhan.
Jadi, prinsip waktu menurut keluarga uluwatu adalah seperti Gambar di bawah ini :
Sumber Gambar : Resume Diskusi Manajemen Waktu dalam keluarga Uluwatu Buncek batch #1 IIP
Meresapi prinsip waktu di atas, membuat Saya akhirnya mampu memahami beberapa hal tantangan bagi Saya dalam mengelola waktu. Di antaranya adalah :
- Tugas dan tanggung jawab sebagai ASN yang terkadang diberikan mendadak dan selalu harus diprioritaskan.
- Penugasan luar kota untuk mengikuti pertemuan, yang jelas akan mengubah jadwal harian.
- Kebiasaan menunda pekerjaan yang sebenarnya bisa selesai dalam waktu singkat.
- Tergoda menghibur diri dengan film atau bacaan favorit, saat jenuh menyelesaikan tumpukan tugas yang mepet waktu.
- Ada situasi darurat yang mengharuskan Saya untuk melakukan satu tugas saat itu juga. Yang artinya menggeser jadwal tugas lain yang sudah disusun lebih dulu.
Nah, berdasar tantangan manajemen waktu yang dirasakan tadi, solusi yang Saya dapat dari diskusi bersama keluarga besar uluwaktu adalah
- Tentukan strong why
- Identifikasi aktivitas
- Buat skala prioritas
- Buat jadwal
- Lakukan
- Evaluasi
B. Fabulous Five of Time
Selain dari diskusi bersama keluarga uluwatu, Saya juga mempunyai 1 buku pegangan dalam rangka meningkatkan kapasitas manajemen waktu ini, yang didapatkan saat menyusun mind mapping pembelajaran di Bunda Cekatan, yaitu “Lorong Waktu” oleh Monde Ariezta. Beliau mengungkapkan 5 Hal yang berpengaruh besar terhadap manajemen waktu, yang disebutnya dengan Fabulous Five of time (5 Hal yang Menakjubkan tentang waktu).
Kenapa menakjubkan? Karena menurut dia, dengan menguasai 5 hal ini, kita akan bisa menata waktu dengan baik dan hidup kita pastinya akan lebih menyenangkan.
Apa sih, Fabulous Five menurut Bang Monde ini?
1. Agenda (Scheduling)
Agenda adalah urutan aktivitas yang akan Kita kerjakan dalam satu hari. Kaedah dalam membuat agenda ini adalah :
– dibuat dalam interval per jam;
– cukup menuliskan inti aktivitas atau into pekerjaan yang akan dilakukan (jangan terinci);
– tuliskan hal-hal yang menjadi tugas utama dari setiap peran Kita (bukan kegiatan fleksibel); s
– waktu buat istirahat, sholat/ibadah dan mengistirahatkan fisik, otak dan jiwa dan buat agenda sesuai kebutuhan masing-masing.
2. Misi Utama (Core Mission)
Misi utama adalah tujuan yang ingin dicapai seseorang saat menjalankan perannya yang akan menjiwai aktivitas yang dilakukan setiap hari.
Dalam konteks Saya dengan banyak peran tadi, tentu bukan semuanya menjadi core mission Saya. Melainkan menjadi Muslimah yang menebar manfaat buat banyak orang.
Terlalu luas?
Tidak masalah, kok. Karena Saya yang akan menjalaninya. Dan dalam bayangan saya, banyak bidang yang dapat Saya selami, untuk mencapai core mission tadi.
Untuk aktivitas dalam rangka mencapai core mission ini, Bang Monde menyarankan menggunakan pola 80:20. Artinya 80% waktu harian seharusnya diisi dengan aktivitas core mission. Sedang sisanya buat yang lain. Namun, kalau mau ambil maksimal dan minimal, waktu untuk aktivitas core mission tidak boleh kurang dari 55% dan sebaiknya jangan melebihi 85%
3. Skala Prioritas (Prioritization)
Banyak orang berpendapat, bahwa hal terpenting dari manajemen waktu adalah skala prioritas. (sepertinya Saya juga termasuk di sini deh 😊). Artinya jika Kita sudah bisa mampu mengatur skala prioritas dengan baik dan efektif, berarti manajemen waktu sudah Kita kuasai. Namun sayangnya, banyak orang yang belum tahu, apakah prioritas yang mereka tentukan sudah benar atau belum? Apakah prioritas yang sudah mereka tentukan itu, benar-benar yang mereka inginkan atau sesuai dengan yang mereka butuhkan.
Nah, untuk menentukan skala prioritas ini, Bang Monde menggunakan konsep Kuadran Skala Prioritas dari Steven Covey. Penjelasannya di bawah ini ya.
Sumber Gambar : Dirangkum dari buku Lorong Waktu karya Monde Ariezta halaman 72-81
Prinsip singkat skala prioritas dari Bang Monde bisa dilihat dari gambar ini :
Sumber : Rumus Prioritas dari Buku Lorong Waktu karya Monde Ariezta halaman 54.
4. Mengatur Gangguan Dan Mengatur Kapan waktu untuk Beristirahat (Managing Interruption)
Prinsip awal Gangguan yang harus dikelola ini sebenarnya mencakup semua yang mengganggu waktu Kita saat sedang mengerjakan pekerjaan utama, baik positif maupun negatif. Dan menurut Bang Monde Ada tips mengelola dua jenis Gangguan ini.
Sumber Gambar : Mengelola Gangguan dalam buku Lorong Waktu karya Monde Ariezta halaman 95
5. Penundaan (Procrastination)
Penundaan termasuk dalam Fabulous Five of time karena memang berpengaruh besar terhadap pengelolaan waktu yang dimiliki. Jika Agenda, Misi Utama dan Skala Prioritas wajib dimiliki atau dilakukan. Sementara mengatur gangguan merupakan hal yang harus diperhatikan dengan smart. Maka penundaan adalah sesuatu yang wajib dihindari.
Ada beberapa penyebab penundaan yang harus diketahui. Sehingga bisa diantisipasi dan dihindari.
Sumber Gambar : Beberapa penyebab penundaan dalam buku Lorong Waktu karya Monde Ariezta halaman 104
Nah, itu fabulous Five of time yang dijelaskan dalam buku Lorong Waktu karya Monde Ariezta. Menurut Saya, bagus kok. Dan cukup mudah sebagai panduan dalam pengelolaan waktu.
C. Bullet Journal
Bullet journal merupakan salah satu teknik dalam manajemen waktu. Di bullet journal setiap aktivitas disusun sesuai jadwal dan dicatat semua yang penting dan poin-poin pengerjaannya dalam sebuah jurnal.
Pada dasarnya bullet journal adalah sistem analog perekam jejak masa lalu, alat bantu untuk fokus di Masa sekarang dan alat perencana untuk masa yang akan datang.
Sebenarnya bullet journal atau yang biasa disebut bujo ini, cukup menarik untuk dilakukan. Namun buat Saya sendiri, Sepertinya akan menambah waktu buat mencatat semua poin tadi. Yang sebenarnya bisa digunakan untuk menulis 1 halaman untuk menyicil penyelesaian buku tunggal atau sekedar menulis artikel dalam rangka update blog.
Tapi, sebagai bagian dari ilmu pengelolaan waktu, cukuplah bagi Saya mengetahui, bahwa ada teknik bullet journal ini di dalamnya.
D. Teknik Pomodoro
Teknik Pomodoro masih merupakan salah satu teknik dalam mengelola waktu. Pomodoro pada intinya membagi interval waktu kerja per 25 menit. Setelah 25 menit, selesai ga selesai stop dan istirahat selama 5 menit, lalu lanjut lagi 25 menit untuk melakukan aktivitas lain. Kemudian istirahat lagi. Setelah 4 x 25menit dilanjutkan dengan istirahat panjang selama 20-30 menit. Hasilnya mungkin tidak sempurna, tapi setidaknya 1 to do list selesai dilaksanakan.
Sumber Gambar : Diskusi di grup telegram keluarga uluwatu
Biasanya pomodoro dipakai untuk tugas-tugas yang memerlukan fokus tinggi atau bisa juga tugas yang sering kita tunda. Interval waktu 25 menit ini tidak baku. Bisa dilakukan sesuai kemampuan kita saja. Misal: Jika hanya punya waktu 10 menit, maka 10 menit fokus, deep work tanpa ada gangguan. Tapi jangan sampai lebih dari 25 menit karena dikhawatirkan keterusan. Pomodoro biasanya dilakukan untuk pekerjaan yang memerlukan konsentrasi. Oleh karena itu, setelah break bisa dilanjutkan dengan pekerjaan yang sama
Sumber Gambar : Diskusi di grup telegram keluarga uluwatu
Menurut saya teknik Pomodoro ini adalah alat bantu untuk fokus mengerjakan satu tugas tertentu tanpa interupsi. Yang berarti gangguan-gangguan yang biasanya ada, sudah diantisipasi bahkan diminimalkan. Sehingga Kita bisa fokus dalam mengerjakan tugas tadi.
Membaca kembali tiap poin mengenai pengelolaan waktu di atas, menarik untuk mencoba mengombinasikan berbagai teknik tadi. Yang penting tujuan akhir dalam rangka memahirkan diri mengelola waktu, dapat terealisasi. Jadi, just do it and prove your effort
#janganlupabahagia
#jurnalminggu4
#materi4
#kelasulat
#bundacekatan
#buncekbatch1
#buncekIIP
#institutibuprofesional
Referensi :
- Beberapa video go live di FB grup Bunda Cekatan Batch #1 IIP
- Mind Mapping Iyie
- Chat di WAG Hima Regional IP Cirebon Raya
- Chat dan Duskusi di Grup Tele Keluarga Uluwatu
- Ariezta, Monde, Lorong Waktu, 2014, TransMedia Pustaka, Jakarta.
- https://www.ewafebri.com/2017/08/6-panduan-dasar-membuat-bullet-journal-untuk-pemula.html?m=1
No Responses